【英語会議】ビジネスミーティングにおける日本人の悪いクセ

こんにちは。SANACHANです。

英語でのミーティング、英語での電話会議など、ビジネスの場でも英語でコミュニケーションを図る機会が増えてきています。

日本人がミーティングを運営したり、何かを交渉したり。

実は、英語を話せたとしても、円滑に会議を進めたり交渉成立させることは困難なのです。

なぜなんでしょう？

 

実際に、日本人が英語会議を運営したり参加したりしている姿を見て、

「会して議せず、議して決せず」

という評価を諸外国の人たちから受けています。

先日、同僚の外国人とこの話題について話が盛り上がったので、その時の内容を分析してみました。

円滑にミーティングを進めるには、どんなスキルが必要なのでしょうか。

順番に見ていきましょう。

 

外国人がミーティングで受ける日本人の印象

まずは、「ミーティングの席で外国人が日本人から受ける印象」について、もらったフィードバックを箇条書きにします。

外国人からのフィードバック

 

日本人の全てがこのような振る舞いをしているということではないと思いますが、いくつか当てはまる項目もあるのではないでしょうか。

ちなみに私はありました(笑)

 

フィードバックには誤解も含まれる？

上記の意見には、少し誤解も含まれていると思います。日本人のコミュニケーションにおける行動とその背景に対する理解不足のためだと思います。

例えば、「目を閉じている」というのは、相手の会話を聞いていないのではなく、相手の真意をしっかり聴こうというときに集中するための行動だという場合があります。

これを知らない外国人には、「目を閉じている」というのは、寝ているのではないか、興味がないのではないか、という印象を与えるようです。

 

大切なのはフィードバックを真摯に受け止めること

自己分析をする目的で「ジョハリの窓」があります。

外国人からのフィードバックは、右上の窓「盲点の窓」を指します。

「盲点の窓」とは、他人には見えているけど、自分には見えていないことです。

もしかすると、外国人からのフィードバックは、鏡に映し出された自分の姿かもしれませんよね。

その姿に真摯に耳を傾け、向き合うことが大切です。

 

クセ①：日本人のミーティング観

では、真摯に受け止め、外国人からもらったフィードバックを少し分析してみます。

日本人が考えるミーティングの目的

日本人は、ミーティングの目的や進め方を以下のように考えていると思います。

 

時と場合、立場や役割によって、一概に言い切れないかもしれませんが、上記のような目的で「ミーティング」を行っているのが殆どです。

 

日本人のコミュニケーションの捉え方

外国人からのフィードバックにあった「イエスかノーか分からない」とか「ハッキリ話さない」などの背景には、コミュニケーションの感覚や組織の考え方も関係してると考えられます。

 

自分や相手の立場などを思いやるあまり、自分の意見を殺してしまっているのです。

 

クセ②：日本人の人間関係

ここでは更に深堀りして、「ストレートに話さない」などの日本人の行動特性について、背景を考えます。調べてみると、結構いろいろ見つかりました。

一つ目は、聖徳太子の「和を以て貴となす」という言葉です。おそらく、大昔から「和を乱すことを善としてこなかった」のでしょう。

⇒元ネタはコチラ

二つ目は、ポルトガル宣教師の日本覚書にある「ヨーロッパでは言葉において明瞭さが求められ曖昧さは避けられる。日本では曖昧さが一番良い言葉であり最も重んぜられる」という文です。今から400年以上も前に貰ったフィードバックですね。

⇒元ネタはコチラ

日本人のコミュニケーションDNA

前述のような歴史を持つ日本人は、どんなコミュニケーションDNAに基づいて行動しているのでしょうか？

心理学的には、以下のようなことが言われているようです。

相手本位で、相手と合体し、相手に一体感をもとうとする心理傾向にある

著書：日本人の心理はどう変わってきたか

相手と自分は別な存在であり、相手は相手で別な気持ち、別な権利を持っていて、自分の権利の主張と対立する局面で弱い

人間関係の中で、一人ひとりの異質さがハッキリしそうになると、タテマエを繕ってでも、繋がりと共通性の形を整えようとする

まとめると、日本人が考える「人間関係」は以下と言えます。

 

で、どんなスキルが必要なのか？

国際的なミーティングに出席または主催する場合、姿勢を含めて根本的に改めないと、円滑に進行したり交渉を成立させることが難しいということです。

前記のコミュニケーションDNAより、以下の点について補強することで活性化可能です。

 

より積極的なコミュニケーションを図り、効果的な成果を上げる方法として、「ファシリテーション」の考え方があります。

 

ファシリテーションとは？

会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。

Wikipediaより

ミーティングの参加者は、「進行役 (Facilitator)」と「参加者 (Participation)」に大別できます。

国際的なミーティングにおいて、英語以外に求められるスキルとしては、

があります。

これらのスキルをマスターすることが、国際的な英語のミーティングを活性化させる、成功させるカギとなります。

 

コミュニケーション・スキル

「進行役 (Facilitator)」と「参加者 (Participation)」ともに必要となる最も重要なスキルです。

大きく「聴く」「質問」「意見交換」の3つのスキルに細分化することができ、それぞれ日本人同士の会議では磨くことが難しいスキルです。

詳細とすぐに使えるフレーズ集はこちら。

【英語会議】英会話スクールでは教えないコミュニケーション・スキルとは

国際的な英語でのミーティングで必須になるスキルで「ファシリテーション」という考え方があります。ファシリテーション・スキルの中で、会議の進行役(ファシリテーター)と参加者(パーティシペーション)、双方に必要となるコミュニケーション・スキルについて説明します。

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パーティシペーション・スキル

その名の通り、「参加者 (Participation)」に必要となるスキルです。

大きく「準備と心得」「プレゼンテーション」「議事録作成」の3つのスキルに細分化することができ、それぞれ日本人同士の会議でも実践されている方が多く、飲み込みやすいスキルとなっています。

詳細とすぐに使えるフレーズ集はこちら。

【英語会議】意外と知らない効果的な3つの参加テクニック

英語でのミーティングで必須になるスキル「ファシリテーション」という考え方の中で、参加者に必要となるパーティシペーション・スキルについて3つのテクニックを紹介します。効果的に参加したい、プレゼンで要点が上手く伝わらない、英語で議事録を作成できない方は必見です。

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ファシリテーター・スキル

「進行役 (Facilitator)」に必要となるスキルです。

大きく「プロセスの設計スキル」「ロジカルシンキング」「場をコントロールするスキル」の3つのスキルに細分化することができます。ファシリテーターは、「ミーティングの進行に徹する」ということを立ち位置を含めて理解が必要なスキルです。

詳細とすぐに使えるフレーズ集はこちら。

【英語会議】ミーティングの質が決まるファシリテータースキルとは

国際的な英語でのミーティングで必須になるスキル「ファシリテーション」という考え方の中で、ミーティングの質を決めると言っても過言ではないファシリテーターの存在。そのファシリテーターの位置づけや、必要なスキルについて紹介します。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

知人との会話から、日本人同士のミーティングと欧米のミーティングが全く異なる性質を持っていることが見えてきましたよね。

ファシリテーションというスキルを磨き、国際的な英語でのミーティングでチャンスをつかんでください。先ずは、ファシリテーションについて「知ること」が大切です。

以上、「ビジネスミーティングにおける日本人の悪い風習」の話でした。