ビジネス英語

【英語会議】意外と知らない効果的な3つの参加テクニック

2020年10月11日

こんにちは。SANACHANです。

参加者(パーティシペーション)に必要となるパーティシペーション・スキルについて、3つのテクニックを紹介します。

こんな方におすすめ

  • 効果的に国際的な英語のミーティングに参加したい
  • 英語でプレゼンしても要点が上手く伝わらない
  • 上手く英語で議事録を作成できない

それでは、さっそく順番に見ていきましょう。

 

テクニック①:効果的な参加に必要な準備と心得

ミーティングに参加して効果を得る・与えるために必要なものは、豊富な知識や経験ではありません。

ミーティング前の準備ミーティング中の心得が最も重要です。

例えば、議題やミーティングの目的を知らないまま参加すると、間違った方向のノウハウや経験談を話してしまい、そのミーティングの効果も参加者全員の時間も損なわれてしまいます。

また、進行役(ファシリテーター)や他の参加者とのコミュニケーションを上手く図れなければ、円滑な議論はできません。

ここでは、これらを解消する「参加準備」と「参加心得」について説明いたします。

 

参加準備:ミーティングのアジェンダを入手しよう!

ミーティング前の準備として最も重要なこと、それはアジェンダを入手すること。

議題に対する自分の意見や、アイデアを準備するためにも欠かせません。

もし、以下のような疑問があれば、ミーティング主催者に事前に確認し、明確にしておきましょう。主催者の期待と異なる準備をしても、無駄になってしまうからです。

  • 何を準備したらよいか
  • 何故、ミーティングに呼ばれたのか
  • ミーティングであなたに期待している点

 

公式ミーティングに参加する場合

公式ミーティングとは、社外の人や部門外の人と行うミーティングを指し、ある程度の決定権・決裁権のある人が参加するミーティングです。

この場合、事前に検討した自分の意見やアイデアを、プレゼンテーション資料にしたり文章化したテキストメモを準備しておくと良いでしょう。どちらでミーティングに挑むにせよ、参加者全員に配布・閲覧できるようにメール等で事前に送付しておくと、より深い議論を行うことができるようになります。

 

非公式ミーティングに参加する場合

非公式ミーティングとは、上記の公式ミーティング以外のことで、部門内のミーティングなどを指します。

この場合、メモは手書きのままでも構いません。
アイデアや情報を発信する場合は、ホワイトボードを使っても良いでしょう。

 

参加準備:良い席をゲットしよう!

もし、座る座席を選ぶことが可能なら、進行役(ファシリテーター)の近くか向かい側に座りましょう。こうすることで、進行役の注意を引きやすくなります。

また、あなたの意見やアイデアと対立しそうな人の近くを避け、サポートしてくれる人や同じ方向性の考えを持つ人の近くに座ると良いです。より強い存在感を示すことができます。

質問やコメントをしたり注意を引きたいときには、積極的に「挙手」を行いましょう。

 

参加準備:資料を用意しよう!

情報を伝えやすくするため、常に資料を用意しましょう

ミーティング中、適切なタイミングで資料を配布・共有し、以下の流れで説明します。

  1. 資料配布の目的と背景を短く述べる
  2. あなたのアイデアや提案の根拠となる基本的な事実や事柄を述べる
  3. 提案を明確にシンプルに伝える

注意ポイント

複雑で混乱してしまうような長々とした説明は避け、「理解しやすいもの」を心がけましょう

常にアイデアや提案の特徴と利点を強調し、どう問題解決に結びつくのかを理解できるような資料にしましょう。

また、他の参加者が持つ懸念点や関心のある項目を明確にしておくと、アイデアや提案を受け入れられやすくなります。

 

参加心得:進行役(ファシリテーター)をサポートしよう!

参加者が以下のような言動を心がけ、進行役(ファシリテーター)をサポートしましょう。議論が深まり、効果的なミーティングに繋がります。

  • 議論している問題に言及する
  • 情報を明確にする
  • 適切な質問をする
  • 有益なコメントを投げかける

 

参加心得:全参加者とのコミュニケーションを大切にしよう!

参加者は、他者の意見や発言を正しく聴き、自分の意見やアイデアを正しく伝えることが大切です。

ココがポイント

英語力だけでなく、正確に相手の真意をつかみ、正確に自分の意見を伝えることです。

そのためのスキルは以下で紹介していますので、併せてお読みください。

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テクニック②:効果的な英語のプレゼンにするポイント

発表者は聞き手のニーズと期待、目的を事前に理解しておく必要があります。自分が求められていることは何かを事前に確認しておきましょう。

それでは、英語でプレゼンテーションを行う際のポイントを5つご紹介いたします。

 

ポイント①:効果のある資料を準備

資料を作成する時は、以下に注意して作成しましょう。

ポイント

  • 平易な英語を使用して作成する
  • キーポイントと重要な情報は文字装飾などを使用して際立たせる
  • 明確で簡潔なフォーマットを意識する
SANACHAN
箇条書きをする場合は、「動詞から始まる文で揃える」にすると伝わりやすいです。実際のアクションを想像できるためです。

 

ポイント②:ホワイトボードを活用

ミーティングで興味と注意を引きつける必殺技、それが立ち上がってホワイトボードを使うことです。

これは、自分の考えや情報を的確に伝えるとともに、ヴィジュアル化することで誤解を避けることにも役立ちます

SANACHAN
オンライン・ミーティングでも「Microsoft Whiteboard」などのホワイトボードが有効的です。

 

ポイント③:根拠を述べる時は「事実」を使用

意見の述べる際は、必ず根拠とセットで述べます。

例えば、「〇〇をお勧めします」と言っても、何故そう考えたかの根拠がないと説得力が無いため、次のアクションに繋がりません。

根拠を述べる場合、「事実」を使うことが最も効果があります。事実は覆すことができないため、最強の説得力を持ちます。事実に基づいた説明を行うことで、参加者も耳を傾け理解してくれるようになります。

SANACHAN
準備を注意深く行い、アイデアや提案をバックアップするための正しい事実と数字を集めて資料作成しましょう。

 

ポイント④:発表資料・内容は短く簡潔に

日本人によくあるプレゼン資料で、文字で埋まっているスライドをよく見かけます。本番で話す内容を文章化してスライドに書いているのです。

しかし、文字で埋まったスライドは、国際的なミーティングでは受け入れられません

文字だらけの資料で混乱を招いたり、発表内容がただの資料音読だと居眠りさせてしまったりすることになります。

資料作成のポイント

  • 意見やアイデアをシンプルに図示する
  • アイデアを実行・行動しやすく感じるように工夫する
  • アイデアを実行した場合の課題解決までのストーリーを資料に含める

 

ポイント⑤:他の参加者の発言を注意深く聴く

こちらの意見やアイデアに対する意見に耳を傾け、理解するようにしましょう。自分では考えつかなかった有益なアイデアが出てくる場合もあります。

他の参加者のアイデアや意見をしっかり聴くことで思慮深い人物として見られ、こちらの提案も受け入れられ易くなります。

 

テクニック③:結果をまとめる英語の議事録作成ポイント

議事録には、当然ながら「ミーティングでの事実」を記録します。

議事録を作成する目的は、ミーティングで合意された決定事項や今後のスケジュールを簡潔に伝えることです。また、議事録はミーティングの公式記録として会社に残され、参加者全員と各管理職に配布されます。

しかし、日本人にとって英語の議事録を作成することは容易ではありません。作成する際には、かなり注意深く考える必要があります。

ここでは、英語で議事録を作成する際のポイントを2つご紹介いたします。

 

ポイント①:全てを記録しないで抜粋する

英語のノンネイティブ・スピーカーにとって、全てを書き出すことは不可能です。また、書き出せたとしても「簡潔」ではないため、やってはいけません。

ポイントは、「知っておいても良いこと」から「知っておくべきこと」を選り分けることです。議事録を受け取る人が知っておく必要がある事柄だけを書き留めます。

ポイント

議論の中で繰り返したり、強調されているキーワードや表現を注意深く聴くようにしましょう。

SANACHAN
30秒ほどで読める議事録が理想です。文法にとらわれすぎず、平易な単語を使用して簡潔に記載しましょう。

 

ポイント②:議題に関係する事柄だけを記録する

日本語でのミーティングも同じですが、英語のミーティングでも常に議題に沿って話されるというわけではありません。

国際的な英語のミーティングでは、ミーティングの目的と関係ない事柄は進行役(ファシリテーター)が特に指示しない限り、議事録に記載する必要はありません。

「何がミーティングの目的に関連するか」に注目し、議事録に記録するようにしましょう。

SANACHAN
ミーティングでは「事実」と「意見」が飛び交います。しっかり区別して書き留めるようにしましょう。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

国際的な英語のミーティングだけでなく、日本語でのミーティングにも使用できるテクニックです。

以下でパーティシペーション・スキルに関するフレーズ集も公開しています!あわせてご覧ください。

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既に実践されている方は、英語でのミーティングにも利用できるテクニックです。ぜひ、試してみてください。

以上、「【英語会議】意外と知らない効果的な3つの参加テクニック」でした。

 

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SANACHAN

大学卒業後、社会人しながらTOEIC 320→800越え&ネイティブと交渉できる英会話力を習得! 英語習得後、転職を経て年収大幅UPに成功したエンジニアです。 実用的な英語力を習得したい人向けに情報を発信しています。

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