こんにちは。SANACHANです。
国際的な英語ミーティングの参加者に必要なのは「パーティシペーション・スキル」。より、実践に近い内容の記事として、以下のような方に向けて情報を発信します。
こんな方におすすめ
- ミーティング参加前の情報収集や資料に使う英語が分からない
- プレゼンの資料や発表時に使用する英語が分からない
- ミーティングの議事録に使用する英語が分からない
ここでは、パーティシペーションに関する即使えるフレーズや単語、メール例文をご紹介いたします。
さっそく見ていきましょう。
ミーティング参加者のためのフレーズ
ミーティングに参加して効果を得る・与えるためには、ミーティング前の準備が最も大切です。また、進行役(ファシリテーター)をサポートしながら、他の参加者と議論を深めることも参加者の役目の一つです。
ここでは、ミーティングの準備、または進行役をサポートするフレーズや単語を紹介します。
場面：ミーティングの事前準備をするためのフレーズ
フレーズ
- Can I just clarify exactly what resources are available to us?
どんな資料・情報が用意されているのかを明確にしたいのですが。 - May I ask Mr. SANACHAN to expand on his ideas?
SANACHANさんに彼のアイデアを詳しく説明していただくようにお願いできますか。 - Who will be participating in the meeting?
ミーティングには誰が出席するのか。
単語
- Objective, Key issues：目的、大切な項目
- Identify your role：自分の役割
- Point of view (POV)：重要項目
- Facts：事実
- Options：選択肢
- Proposal：提案
- Benefits：利点、恩恵
- Clarify your POV and options：自分の考えや意見の明確化
- Prepare questions：質問の準備
- Allow time for preparation：準備にかけられる時間
場面：ミーティングの開始時に流れを確認するフレーズ
ミーティングの成果や目的を確認するフレーズ
- So in this meeting, we need to ~, is that right?
このミーティングで、～する必要があります。あっていますか。 - Does this mean that ~?
～の意味は何ですか。 - May I confirm the deadline for ~?
～の期日・期限を確認させてください。 - By when we need to ~?
いつまでに～する必要がありますか。 - How can we measure the success of our proposal?
提案の評価をどのように行いますか。 - By what criteria can we evaluate our decision?
どのような基準で我々の決定を評価できますか。
ミーティングでの役割を確認するフレーズ
- May I just clarify my role in this meeting?
このミーティングでの私の役割を確認させて下さい。 - It's difficult for me to write the minutes and do the whiteboard.
議事録を書いて、さらにホワイトボードを扱うのは難しいです。 - Could somebody else do the whiteboard marking?
どなたか代わりにホワイトボードを書いてもらえませんか。 - Is there anything I can do to support or assist?
サポートまたは支援するために私にできることはありますか？ - How much time do I have to present my information?
どのくらいの時間で自己紹介をしなければなりませんか。
ミーティングでのプロセスを確認するフレーズ
- May I confirm the decision making process for this meeting?
このミーティングでの決議プロセスを確認できますか。 - Could we visualize the process on the whiteboard?
ホワイトボードでプロセスを可視化できますか。 - Can I just clarify the finishing time?
終了時刻を確認しても良いですか。 - Can we ask questions during presentations?
発表中に質問しても良いですか。 - Can I just clarify who has the authority to approve our recommendations?
我々の提案を承認する権限は誰が持っていますか。
効果的なプレゼンテーションにするためのフレーズ
発表者は聞き手のニーズと期待、目的を事前に理解しておく必要があります。自分が求められていることは何かを事前に確認して資料を準備しましょう。
ここでは、プレゼンで意見・提案を伝え、議論を深めるためのフレーズを紹介します。
場面：発表者(Presenter)が事前準備するためのフレーズ
- Who will be participating in the meeting?
ミーティングには誰が出席しますか。 - What is their level of knowledge?
彼らの(議題に対する)知識レベルはどうか。 - What do they want to learn?
彼らはミーティングで何を学ぼうとしているのか。 - How will they use the information?
(ミーティングで得た)情報をどのように活用しようとするのか。 - How much time will we be given?
どのくらいの時間が与えられているか。 - What facilities are available?
どんな設備が使えるか。 - When should I submit the presentation slides or handout?
プレゼンのスライドや配布物はいつ配ればよいか。 - What format should the information be presented in?
こちらの情報はどんな形式で発表したらよいか。
場面：発表中に使用するフレーズ
発表のポイントを伝えるフレーズ
- In my view the key point is ~.
私の見解で重要なポイントは、～です。 - I believe that ~ will be the key to beating the competition.
～が競合他社に勝つカギとなります。
自分の意見を裏付ける事実を共有するフレーズ
- Here are the facts from the production point of view. First, we know that~.
これが、製品観点からの事実です。まず、～ということが分かります。 - It seems that using ~ is not a popular with our customers.
～を使うことは、お客様に人気が無いようです。 - We don't have much information about~.
～についての情報がありません。 - We have no information on ~, so this is issue.
～に関しての情報がありません。つまり、それが課題です。
発表中に議論を深めるフレーズ
- Why don't we try ~A~? This could satisfy the customer's needs for ~B~.
～A～を試してみませんか。これにより、～B～の顧客ニーズを満たせます。 - How about considering ~?
～を考えてみませんか。 - I have an idea. What if we ~?
考えがあります。もし私たちが～。 - Is a ~ really necessary?
～は本当に必要ですか。 - Do we really need ~?
～は必要ですか。 - This may sound a little strange, but why don't we ~?
少し奇妙に聞こえるかもしれませんが、～しませんか。 - I have a crazy idea. What if we ~?
突拍子もない意見ですが。もし我々が～。
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発表した提案の利点やリスクを伝えるフレーズ
提案の利点・恩恵を伝えるフレーズ
- If we do ~A~ (action), then ~B~ (benefit) might happen.
～A(アクション)～を実行すると、～B(メリット)～が発生するかもしれません。 - If we adopt touch technology, our reputation and brand image will be greatly enhanced.
タッチ技術を採用することで、当社の評価とブランドイメージが大幅に向上します。 - If we use flash memory, the machine will be lighter and use less power.
フラッシュメモリを使用すると、マシンが軽量になり、消費電力が少なくなります。
提案のリスクを共有するフレーズ
- There is a risk that ~A~ could happen if we do ~B~.
〜B〜を実行すると〜A〜が発生するリスクがあります。 - There is a risk that our competitors will be significantly cheaper if we use flash memory.
フラッシュメモリを使用すると、競合他社が大幅に値下げするリスクがあります。 - I'm concerned that this option will add too much cost and we will not be competitive.
この選択肢はコストがかかりすぎて競争力がなくなるのではないかと心配しています。
提案へリアクションするフレーズ
- My get feeling is that we will dominate the market with this product.
私はこの製品で市場を独占するだろうと感じています。 - I feel that our customers will remain loyal to our products and brand.
お客様は当社の製品やブランドに引き続き忠義であると感じています。 - I'm worried that we cannot complete the development of all the new features in time.
すべての新機能の開発を間に合わせることができないのではないかと心配しています。
議事録に関するフレーズとメール例文
議論の中で繰り返したり、強調されているキーワードや表現を注意深く聴き、簡潔にまとめる必要があります。30秒ほどで読める内容が理想でしたね。
ここでは、議事録に関するフレーズを紹介いたします。
場面：ミーティングの議事録で使えるフレーズ
- Minutes - ~A~ Meeting : 15th May 2020 (Tokyo Head Office)
議事録 - ～A～会議：2020/5/15 (東京本社) - Purpose: Finalize release date
目的：リリース日の決定 - Chairperson：議長
- Recorder：議事係
- Present：出席者
- Absent：欠席者
- Attendees：参加者
- Notes：議事メモ
- Decision：決定事項
- Remaining tasks / issues：残タスク / 残課題
- Action Items：アクションアイテム
- Nest Steps：次の予定
場面：ミーティングの議事録を配布に使えるメール例文
メール例文
Dear all,
Thank you very much for your time today to discuss about finalizing release date.
Please find the attached minutes of the meeting.
I'd appreciate it if you could let me know if I have left anything out or made any mistakes.
Please feel free to ask further comments or questions.
There are some action items written at the bottom of the minutes.
Please make sure to check them and not to miss any deadlines.
Best Regards,
メール例文(訳)
皆さま
本日はリリース日程の最終決定について、お時間いただきありがとうございました。
添付の議事録をご覧ください。
もし、間違いがありましたらお知らせいただけると幸いです。
その他、コメントや質問などはお気軽にお寄せ下さい。
議事録の末尾にいくつかのアクションアイテムを記載しています。
確実にご確認いただき、それぞれの期日を過ぎないようにお願いいたします。
以上、よろしくお願いします。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
コミュニケーションに特化したフレーズ集は、以下でも紹介しています。ぜひご覧ください。
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以上、「【英語会議】参加・発表・議事で使うフレーズ50選とメール例文」でした。